Документ определяет порядок обработки персональных данных, категории субъектов и данных, цели, правовые основания, сроки хранения, порядок взаимодействия с субъектами персональных данных и сведения о реализуемых мерах защиты. Политика подготовлена с учетом требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ и рекомендательной структуры Роскомнадзора.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика конфиденциальности и обработки персональных данных (далее — Политика) определяет подход ООО «ЭЛЕКТРОХАБ-СЕРВИС» (далее — Оператор) к обработке и защите персональных данных, а также порядок реализации прав субъектов персональных данных.

1.2. Политика распространяется на персональные данные, получаемые Оператором через сайт https://электрохабсервис.рф/, при взаимодействии через используемое Оператором программное обеспечение OKDESK, корпоративное облачное хранилище Nextcloud, корпоративную электронную почту, по телефону, в рамках договорной работы, переписки, заявок на обслуживание, обращений и иных каналов коммуникации.

1.3. Политика подлежит опубликованию или иному обеспечению неограниченного доступа к ней в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Политика применяется только к обработке персональных данных, осуществляемой Оператором. В отношении сервисов и платформ третьих лиц дополнительно действуют документы соответствующих владельцев таких сервисов в части их собственной роли как операторов или обработчиков.

2. Основные термины

• персональные данные — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу;
• оператор — ООО «ЭЛЕКТРОХАБ-СЕРВИС», самостоятельно организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки, состав персональных данных и действия с ними;
• обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение;
• субъект персональных данных — физическое лицо, к которому относятся персональные данные;
• конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения требование не допускать их распространение без законного основания или согласия субъекта, если иное не предусмотрено федеральным законом;
• cookies — небольшие фрагменты данных, сохраняемые на устройстве пользователя сайта и позволяющие обеспечивать корректную работу сайта, безопасность и аналитику;
• инцидент безопасности персональных данных — событие, повлекшее неправомерный или случайный доступ, уничтожение, изменение, блокирование, копирование, предоставление, распространение персональных данных либо иные неправомерные действия в отношении персональных данных.

3. Принципы обработки персональных данных

• законность, справедливость и прозрачность обработки;
• обработка только для конкретных, заранее определенных и законных целей;
• недопущение обработки, несовместимой с заявленными целями;
• обработка только тех персональных данных, которые отвечают целям обработки;
• обеспечение точности, достаточности и актуальности персональных данных;
• хранение не дольше, чем этого требуют цели обработки или требования закона;
• уничтожение либо обезличивание данных по достижении целей обработки или при утрате необходимости в их достижении, если иное не предусмотрено законом.

4. Категории субъектов персональных данных и цели обработки

4.1. Субъекты персональных данных

• посетители сайта Оператора;
• лица, направляющие обращения, заявки и запросы;
• клиенты — физические лица;
• представители, работники, контактные лица клиентов и контрагентов;
• пользователи сервисов поддержки и обслуживания, применяемых Оператором при исполнении договоров;
• работники Оператора;
• физические лица, привлекаемые по договорам гражданско-правового характера;
• самозанятые (плательщики налога на профессиональный доход);
• посетители объектов Оператора и обслуживаемых объектов, находящиеся в зоне действия систем видеонаблюдения.

4.2. Цели обработки, категории данных и сроки хранения

Цель обработки	Категории субъектов	Состав персональных данных	Срок обработки / хранения
Обработка обращений, заявок, обратной связи	Посетители сайта, заявители	Ф.И.О. (если указаны), телефон, e-mail, содержание обращения, сведения о заявке	До 3 лет после завершения обращения, если более длительный срок не требуется по закону или для защиты прав Оператора
Заключение и исполнение договоров, организация обслуживания и ремонта оборудования	Клиенты, представители и контактные лица клиентов/контрагентов	Ф.И.О., должность, место работы, телефон, e-mail, сведения из заявок и переписки, иные данные для исполнения договора	На срок договорных отношений и далее в пределах сроков, необходимых для учета, отчетности и защиты прав Оператора, но в любом случае не менее срока исковой давности (3 года) и 5 лет (требования для документов строгой отчетности), если иное не предусмотрено законом
Взаимодействие через систему технической поддержки (в том числе OKDESK)	Пользователи системы поддержки, представители клиентов	Ф.И.О., должность, контакты, сведения о заявках, переписка, история работ и обращений	На срок договорного сопровождения и далее по правилам хранения договорной документации и заявок
Обеспечение работы сайта, безопасность, статистика и улучшение сервисов	Посетители сайта	IP-адрес, cookie, сведения о браузере и устройстве, действия на сайте, дата и время посещения, технические журналы	Как правило, до 12 месяцев либо иной срок, обусловленный назначением cookie и журналов
Соблюдение требований законодательства, ведение учета и отчетности	Клиенты, представители контрагентов, заявители	Данные, необходимые для исполнения требований закона и подтверждения юридически значимых действий	В течение сроков, установленных законодательством РФ и правилами хранения документов Оператора
Обеспечение безопасности объектов, предотвращение правонарушений, защита имущества и контроль событий на объектах с использованием систем видеонаблюдения	Работники, посетители объектов, представители клиентов и контрагентов	Видеоизображение, дата, время и место записи.	По внутреннему регламенту, в течение срока, необходимого для достижения целей обработки, если иной срок не установлен законом или договором.

4.3. Оператор не осуществляет обработку биометрических персональных данных в целях установления личности субъектов персональных данных, если иное прямо не предусмотрено законодательством РФ.

4.4. Оператор не осуществляет принятие решений, порождающих юридические последствия для субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, исключительно на основании автоматизированной обработки персональных данных, если иное прямо не предусмотрено законодательством РФ.

4.5. Оператор не обрабатывает персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения, если иное не оформлено в порядке, установленном законодательством РФ.

5. Правовые основания обработки персональных данных

• согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных в случаях, когда такое согласие необходимо;
• заключение и исполнение договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных, а также совершение действий по запросу субъекта до заключения договора;
• осуществление прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
• исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации, включая требования гражданского, налогового и бухгалтерского законодательства;
• обработка персональных данных работников, исполнителей по гражданско-правовым договорам и иных лиц в случаях, предусмотренных трудовым, налоговым, бухгалтерским и иным законодательством Российской Федерации
• иные основания, предусмотренные Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ и другими федеральными законами.

6. Порядок и условия обработки персональных данных

6.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных как с использованием средств автоматизации, так и без их использования.

6.2. При сборе персональных данных, в том числе посредством сети Интернет, Оператор обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных и серверов, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством РФ.

6.3. Оператор обрабатывает персональные данные путем: сбора, записи, систематизации, накопления, хранения, уточнения, извлечения, использования, передачи (предоставления, доступа), обезличивания, блокирования, удаления и уничтожения персональных данных.

6.4. Персональные данные предоставляются субъектом персональных данных самостоятельно, а также могут быть получены Оператором от клиента, контрагента или иного лица в рамках договорных отношений и при наличии законных оснований для такой передачи.

6.5. Передача персональных данных третьим лицам допускается только при наличии законного основания, в том числе:

• лицам, обрабатывающим персональные данные по поручению Оператора на основании договора и только в объеме, необходимом для исполнения поручения;
• контрагентам и заказчикам Оператора — в объеме, необходимом для заключения и исполнения договоров, координации работ, рассмотрения заявок и сервисного взаимодействия;
• государственным органам, органам местного самоуправления, судам и иным уполномоченным лицам — в случаях, предусмотренных законодательством РФ.

6.6. Если обработка персональных данных поручается третьему лицу, Оператор заключает договор (поручение), определяющий перечень данных, цели и действия с ними, а также требования к конфиденциальности, безопасности и уведомлению об инцидентах.

6.7. Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных. Использование сторонних сервисов допускается только при условии соблюдения требований законодательства Российской Федерации о персональных данных.

6.8. Обработка персональных данных осуществляется с использованием корпоративного облачного хранилища Nextcloud, системы обработки заявок OKDESK, корпоративной электронной почты и иных информационных систем, применяемых Оператором в рамках уставной деятельности.

7. Использование сайта, cookie и интернет-сервисов

7.1. Сайт Оператора может использовать технические cookie, необходимые для корректной работы сайта, а также аналитические и функциональные cookie используются при наличии соответствующего согласия пользователя, выраженного через механизм управления cookie на сайте, если иное не вытекает из назначения строго необходимых технических cookie.

7.2. При первом посещении сайта пользователю может отображаться уведомление о cookie. Пользователь вправе изменить настройки cookie в интерфейсе сайта, если такая функция реализована, либо в настройках своего браузера. Отключение отдельных cookie может повлиять на доступность некоторых функций сайта.

7.3. Сведения, собираемые автоматически при использовании сайта, не используются для установления личности пользователя без наличия иных достаточных оснований и не объединяются с иными данными вопреки целям обработки.

7.4. При использовании Оператором системы OKDESK или иных внешних платформ обработка персональных данных может также осуществляться соответствующим владельцем платформы в пределах его собственной роли и условий использования сервиса.

7.5. Использование сервиса Яндекс.Метрика
На сайте Оператора может использоваться счетчик Яндекс.Метрики (ООО «ЯНДЕКС»). Сервис собирает технические данные: IP-адрес, тип браузера, cookie Метрики, сведения о действиях пользователя на сайте (переходы, просмотры страниц, время нахождения). Цель обработки – анализ посещаемости, улучшение работы сайта, сбор статистики. Правовое основание – согласие пользователя, выраженное через cookie-баннер, а также договор с ООО «ЯНДЕКС». Пользователь может отказаться от передачи данных в Яндекс.Метрику через настройки браузера или инструмент отказа Яндекса (https://yandex.ru/support/metrika/general/opt-out.html). Срок хранения данных – не более 12 месяцев.

8. Права субъекта персональных данных

• получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения персональных данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными либо не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
• отозвать согласие на обработку персональных данных, когда обработка основана на согласии;
• требовать прекращения обработки персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством РФ;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в судебном порядке;
• осуществлять иные права, предусмотренные законодательством РФ.

8.2. Оператор рассматривает запросы субъектов персональных данных в сроки и порядке, установленные законодательством РФ. По общему правилу сведения о персональных данных предоставляются в течение 10 рабочих дней с возможностью продления не более чем на 5 рабочих дней при направлении мотивированного уведомления; уточнение данных при подтверждении их неточности производится в течение 7 рабочих дней; прекращение неправомерной обработки производится в срок до 3 рабочих дней, а уничтожение — в сроки, предусмотренные статьей 21 Федерального закона № 152-ФЗ.

8.3. Запрос может быть направлен на адрес электронной почты service@electrohab.ru либо по почтовому адресу: 196620, г. Санкт-Петербург, г. Павловск, ул. Берёзовая, д. 25, литера А, пом. 1-Н, ком. 8. Запрос должен позволять идентифицировать заявителя и объем его требований.

9. Меры по обеспечению безопасности персональных данных

• назначение ответственных лиц и организация внутреннего контроля соблюдения законодательства о персональных данных;
• принятие локальных актов по вопросам обработки и защиты персональных данных;
• ограничение доступа к персональным данным только для работников и иных лиц, которым он необходим для исполнения обязанностей;
• применение правовых, организационных и технических мер защиты с учетом характера обрабатываемых данных и актуальных угроз;
• использование антивирусной защиты, средств разграничения доступа, журналирования и резервного копирования там, где это применимо;
• обучение работников, допущенных к обработке персональных данных, и обеспечение режима конфиденциальности;
• выполнение требований законодательства РФ при выявлении инцидентов и нарушений безопасности персональных данных;
• при выявлении инцидента безопасности персональных данных Оператор принимает меры по локализации последствий, проводит внутреннее расследование, документирует обстоятельства инцидента и выполняет обязанности по уведомлению уполномоченного органа и иных лиц в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

10. Порядок прекращения обработки и уничтожения персональных данных

10.1. По достижении целей обработки, при отзыве согласия субъектом персональных данных либо при наступлении иных законных оснований Оператор прекращает обработку персональных данных и уничтожает их либо обеспечивает их уничтожение в порядке и сроки, установленные законодательством РФ, если отсутствуют иные законные основания для продолжения обработки.

10.2. Если уничтожение персональных данных в установленный срок невозможно, Оператор осуществляет блокирование таких данных и обеспечивает их уничтожение в срок не более шести месяцев, если иной срок не установлен федеральным законом.

10.3. Уничтожение персональных данных подтверждается документально в случаях и порядке, предусмотренных законодательством РФ и локальными актами Оператора.

11. Заключительные положения

11.1. Настоящая Политика вступает в силу с даты ее утверждения и действует до принятия новой редакции.

11.2. Оператор вправе вносить изменения в Политику. Новая редакция вступает в силу с момента ее опубликования на сайте Оператора, если иной срок не предусмотрен самой новой редакцией.

11.3. По вопросам, не урегулированным настоящей Политикой, применяются положения законодательства Российской Федерации о персональных данных.